   | | | Rundschreiben der BVK Zusatzversorgung - Ausgabe Nr. 6/2020
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| | Aktuelle Informationen zur Zusatzversorgung | |
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| Sehr geehrte Leserinnen und Leser,
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| zum Jahresabschluss erhalten Sie – wie gewohnt – Informationen zur Jahresabrechnung, zum Meldewesen und zum Seminarangebot des kommenden Jahres.
Bedingt durch die Corona-Pandemie war 2020 ein ganz besonderes Jahr. Homeoffice und Telefonkonferenzen haben unseren Alltag verändert und unser Arbeitsleben bestimmt. Rückblickend können wir behaupten, die diesjährigen Herausforderungen gut gemeistert zu haben – auch dank der ausgesprochen guten Zusammenarbeit mit Ihnen. Dafür bedanken wir uns im Namen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BVK Zusatzversorgung sehr herzlich.
Wir wünschen Ihnen schöne, besinnliche Weihnachtsfeiertage und einen guten Start in das neue Jahr 2021.
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| Bleiben Sie gesund!
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| Stefan Müller
| Mitglied des Vorstands und
Leiter des Bereichs Kommunales Versorgungswesen
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| | THEMENÜBERSICHT
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| | 1. Jahresabrechnung für das Geschäftsjahr 2020 | |
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| Berücksichtigen Sie bitte bei der Planung und Durchführung Ihrer Jahresabrechnung unsere nachfolgend angegebenen Termine und Hinweise:
1.1 Letzter Abgabetermin der Jahresmeldungen 2020 am 26.02.2021
Ihre gesammelten Datensätze, Einzelmeldungen von Versicherten und deren Korrekturen (siehe dazu auch Punkt 1.3. Mahnlauf der fehlenden Jahresmeldungen) können ausschließlich über unser Mitgliederportal mit der Funktion „Datei-Upload“ an uns übermittelt werden. Dies gilt für alle Meldestellen, also sowohl für unsere Mitglieder als auch deren Rechenzentren bzw. Abrechnungsdienstleister.
1.2 Versand der Zahlungsübersichten 2020 am 12.02.2021
Wir übersenden Ihnen Kontoauszüge mit den bis dahin bei uns verbuchten Zahlungen für das Geschäftsjahr 2020 – getrennt nach Umlagen, Zusatzbeiträgen bzw. Pflichtbeiträgen. Bitte prüfen Sie die einzeln ausgewiesenen Buchungen auf Vollständigkeit und Höhe. Falls Sie Unstimmigkeiten feststellen, teilen Sie uns diese bitte per E-Mail mit. Telefonisch mitgeteilte Änderungen können wir leider nicht umsetzen. Bitte berücksichtigen Sie dies. Damit helfen Sie uns, die Jahresabrechnung für alle Mitglieder ohne Verzögerung abzuschließen.
1.3 Mahnlauf der fehlenden Jahresmeldungen 2020 am 12.03.2021
Sofern uns von Ihnen nicht alle Jahresmeldungen vorliegen, informieren wir Sie mit dem Mahnlauf über Versicherungsnummern, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht mit den Jahreswerten für 2020 gemeldet wurden. Dazu gehören auch Versicherte, bei denen wir die von Ihnen abgegebene Jahresmeldung nicht verarbeiten konnten. Über diese Fälle informieren wir Sie zeitnah mit einem Fehlerschreiben. Fehlerhafte Meldungen gelten als nicht verarbeitet und damit als nicht eingegangen. Als Antwort auf unser Fehlerschreiben bzw. unseren Mahnlauf bitten wir Sie, die korrekte Jahresmeldung über das Mitgliederportal direkt unter der Versicherungsnummer baldmöglichst einzugeben. Aufgrund der kurzen Zeit bis zum Abschluss der Jahresabrechnung (16.04.2021) können wir ansonsten keine rechtzeitige Verarbeitung garantieren.
1.4 Erstellung der Abrechnungsschreiben = Ende der Jahresabrechnung 2020 am 16.04.2021
Mit dem Abrechnungsschreiben ist die Jahresabrechnung für das Kalenderjahr 2020 abgeschlossen. Überprüfen Sie bitte das Abrechnungsschreiben zeitnah. Soweit ein Saldenausgleich erforderlich ist, muss dieser durchgeführt und evtl. fehlende Jahresmeldungen nachgeholt werden.
1.5 Korrekter Umgang mit Salden
Bei der Erstellung der Jahresabrechnung kommt es nicht selten vor, dass für das jeweilige Mitglied ein Saldo entsteht. D. h.: Die vom Mitglied gezahlte Gesamtsumme an Umlagen und/oder Beiträgen für die Gesamtzahl seiner Versicherten weicht von der von uns aufgrund der Anmeldedaten ermittelten Summe für dieses Mitglied ab. Ein positiver Saldo ist für das Mitglied zunächst erfreulich.
Aber: Sowohl positive als auch negative Salden bedürfen der Korrektur:
Teilen Sie uns deshalb innerhalb von sechs Wochen nach Erhalt des Abrechnungsschreibens in jedem Fall per E-Mail mit, wie Sie mit dem ausgewiesenen Saldo – sofern er nicht bei 0,00 € liegt – verfahren wollen. Ihre Meldung ist erforderlich, damit wir den Kontenausgleich für das abgerechnete Geschäftsjahr für Ihre Abrechnungsstelle durchführen können.
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| | 2. Zahlungsverkehr – Ergänzung des Buchungsschlüssels mit Beispiel für Zahlungen zum Jahresende bzw. für das Vorjahr | |
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| Ihre Zahlungen der Umlagen und Zusatz- bzw. Pflichtbeiträge werden bei uns elektronisch erfasst und verarbeitet. Ab Ihrer Zahlung für den Monat Januar 2020 ist der bisherige Buchungsschlüssel um den jeweiligen Sollmonat und das Solljahr zu erweitern. Darüber haben wir zuletzt in unserem Rundschreiben 4/2020 informiert. Wenn der Verwendungszweck diese Angaben nicht enthält, wird Ihre Zahlung unter Umständen einem falschen Monat zugeordnet und wir müssen dies dann leider schriftlich mit Ihnen klären. Ergänzen Sie daher bitte laufend den Buchungsschlüssel um den jeweils aktuellen Sollmonat mit Solljahr (im Dezember 2020 also 122020) bzw. um den Sollmonat mit Solljahr, für den Ihre Zahlung gelten soll.
Zahlen Sie die Umlagen und Beiträge bitte wie bisher auf die getrennten Konten ein. Wichtig ist zudem, dass die Zahlungen für das laufende Jahr und für das Vorjahr getrennt voneinander erfolgen. Bitte versehen Sie die Überweisungen, die Ende des Jahres 2020 von Ihnen angewiesen werden und erst im Jahr 2021 bei uns eingehen, mit dem Buchungsschlüssel für das Vorjahr, damit die Beträge noch dem alten Jahr 2020 zugeordnet werden können. Gleiches gilt für Überweisungen, die ab Januar 2021 für das Jahr 2020 von Ihnen angewiesen werden. Ganz entscheidend ist bei diesen Überweisungen Ihre Ergänzung um den Sollmonat und das Solljahr z. B. „-122020“.
Der Verwendungszweck darf pro Überweisung nur einen Eintrag enthalten:
Buchungsschlüssel für das laufende Jahr am Beispiel für den Monat Januar 2021:
Partnernummer-AS-BS-111020-012021 (Umlage)
Partnernummer-AS-BS-112020-012021 (Zusatzbeitrag)
Partnernummer-AS-BS-113020-012021 (Pflichtbeitrag AV II)
Buchungsschlüssel für das Vorjahr am Beispiel einer in 2021 getätigten Überweisung, die einen Vorjahresmonat (hier Dezember 2020) betrifft:
Partnernummer-AS-BS-111021-122020 (Umlage)
Partnernummer-AS-BS-112021-122020 (Zusatzbeitrag)
Partnernummer-AS-BS-113021-122020 (Pflichtbeitrag AV II)
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| | 3. Dritte Stellen als Dienstleister für das Meldewesen | |
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| Gerade in Homeoffice-Zeiten bietet unser Mitgliederportal für Sie die perfekte Bearbeitungsmethode zur Erledigung Ihrer Aufgaben zum Meldewesen. Als Mitglied und entsprechender Administrator für unser Portal haben Sie die Möglichkeit, Sachbearbeiter Ihrer beauftragten Dienstleister für den Zugang zu unserem Mitgliederportal zu autorisieren. Ihr Dienstleister sollte daran großes Interesse haben, da alle Aufgaben reibungslos in der elektronischen Zusammenarbeit mit der BVK Zusatzversorgung schnell, einfach und kostenlos durchgeführt werden können. Zum Beispiel können Versicherungsnummern recherchiert werden oder fehlerhafte (maschinelle) Meldungen direkt durch die korrekte Eingabe der Meldung abschließend bearbeitet werden.
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| | 4. Besondere Meldebeispiele: Zeitrente, Elternzeit | |
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| Zu besonderen Meldekonstellationen erhalten wir öfters Anfragen, die wir nachfolgend gerne für Sie zusammenfassen:
4.1 Erwerbsminderungsrente auf Zeit (Versicherungsmerkmal 41)
Bei einer Erwerbsminderungsrente auf Zeit endet das Arbeitsverhältnis nicht. Das Arbeitsverhältnis ruht und somit besteht die Pflichtversicherung fort. Dennoch ist eine Abmeldung erforderlich. Bitte teilen Sie uns mit der Abmeldung alle Daten mit, die bisher noch nicht mit der Jahresmeldung übermittelt wurden. Der Abmeldegrund ist in diesen Fällen „04“ für die teilweise Erwerbsminderungsrente ohne Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und „06“ für die volle Erwerbsminderungsrente ohne Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Für das Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses während des Bezugs einer Zeitrente ist ein Versicherungsabschnitt mit dem Buchungsschlüssel 01 41 00 in der Jahresmeldung mitzuteilen (siehe auch Handbuch für Personalsachbearbeiter, Seite 88).
4.2 Mehrere zusatzversorgungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse während einer Elternzeit
Bestehen bei Geburt eines Kindes gleichzeitig mehrere zusatzversorgungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse, kann die Elternzeit nur in einem Beschäftigungsverhältnis gemeldet werden. Die/der Versicherte muss gegenüber den Arbeitgebern erklären, in welchem Versicherungsverhältnis die Elternzeit gemeldet werden soll (§ 35 Abs. 1 Satz 2 der Satzung). Melden Sie bitte in dem Versicherungsverhältnis, in dem die Elternzeit nicht gemeldet wird, für diese Zeit das Versicherungsmerkmal 40 (Fehlzeit = entgeltlose Zeit). Hingegen ist eine Mutterschutzzeit (Versicherungsmerkmal 27) in jedem zusatzversorgungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis zu melden.
Zu den Themen Mutterschutz und Elternzeit finden Sie ausführliche Erläuterungen und Meldebeispiele im Handbuch für Personalsachbearbeiter ab Seite 168.
4.3 Wiederaufnahme der Beschäftigung während der Elternzeit - Anlage einer zweiten Personalnummer
Wird während einer Elternzeit bei dem Arbeitgeber, bei dem die Beschäftigung wegen Elternzeit ruhte, eine Beschäftigung aufgenommen, endet die Meldung der Elternzeit mit Versicherungsmerkmal 28. Ab Beginn dieser Beschäftigung ist wieder Versicherungsmerkmal 10 / 20 bzw. 15 und das erzielte Entgelt zu melden.
Sofern Ihr Abrechnungsprogramm aus zwei Personalnummern (Elternzeit und versicherungspflichtige Beschäftigung) jeweils eine Jahresmeldung erzeugt, müssen die Versicherungsabschnitte zusammengefügt und nur eine Jahresmeldung an die BVK Zusatzversorgung weitergegeben werden.
Überschneidungen von Versicherungsabschnitten der Elternzeit und der versicherungspflichtigen Beschäftigung sind dabei nicht zulässig. Ausnahmen sind Versicherungsabschnitte mit Einmalzahlungen (wie z. B. die Jahressonderzahlung). Betreffende Versicherungsabschnitte dürfen parallel zu dem Versicherungsabschnitt der Elternzeit gemeldet werden (siehe auch Handbuch für Personalsachbearbeiter, Seiten 176 ff.).
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| | 5. Seminare und Workshops zur Zusatzversorgung | |
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| Die Thematik der Zusatzversorgung ist für Sachbearbeiter/innen, die diese Materie in der Praxis anwenden, zuweilen sehr komplex. Dabei entstehen oft Fragen zur Versicherungspflicht, zur steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung der Umlagen/Beiträge und den erforderlichen Meldungen.
Wer die Meldungen zur Zusatzversorgung vornimmt, wird für seine Kolleginnen und Kollegen oft auch generell zum ersten Ansprechpartner in Sachen zusätzliche Altersversorgung. Da kann es nur von Vorteil sein, wenn man Grundkenntnisse auch zum Leistungsrecht der Zusatzversorgung besitzt. Dazu und zu weiteren Themen bietet die BVK Zusatzversorgung auch im kommenden Jahr wieder Seminare und Workshops an, die wir in Zusammenarbeit mit der Bayerischen Verwaltungsschule und – in der Pfalz – mit dem Studieninstitut Pirmasens durchführen.
Die Seminare sind darauf abgestellt, grundsätzliches, detailliertes Wissen über die Zusatzversorgung zu vermitteln. Die genauen Daten und Orte für die Seminare 2021 finden Sie auf unserer Internetseite - ebenso Informationen zu den Gebühren und den Anmeldemöglichkeiten. Dabei bitten wir Sie zu bedenken, dass es durch den nicht vorhersehbaren Verlauf der Corona-Pandemie zu kurzfristigen Änderungen oder Absagen kommen kann.
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| | 6. Rundschreiben als PDF | |
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| | IHRE FRAGEN ZUR ZUSATZVERSORGUNG BEANTWORTEN WIR GERNE | |
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| Dienstanbieter im Sinne des § 5 TMG sind die Versorgungseinrichtungen der Bayerischen Versorgungskammer (www.versorgungskammer.de), gesetzlichen vertreten (Art. 6 Abs. 2 Satz 1 VersoG) durch die Bayerische Versorgungskammer, Denninger Str. 37, 81925 München.
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| Verantwortlich für den Inhalt:
Kerstin Ippisch (V.i.S.d.P.)
Referatsleitung Marketing und Kommunikation Kommunales Versorgungswesen
Denninger Straße 37, 81925 München
E-Mail: rundschreiben@bvk-zusatzversorgung.de
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| Die Rundschreiben werden allen Mitgliedern der BVK Zusatzversorgung automatisch an jene E-Mail-Adressen zugeschickt, die sie uns dafür angegeben haben.
Sie wollen eine E-Mail-Adresse ändern oder eine neue angeben? Dann schicken Sie einfach ein E-Mail mit den neuen Kontaktdaten an: ktotzke@versorgungskammer.de
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